El sistema mantiene automáticamente actualizado los stocks por cada almacén  conforme van sucediendo los movimientos de entrada y salida.  Sin embargo hay veces en que este stock podría quedar desactualizado por alguna razón, como el corte de suministro eléctrico mientras grababa un documento, importación masiva de movimientos, etc.

 

Además de recalcular el saldo por producto, antes de emitir sus reportes de “Kardex Valorizado”, “Rentabilidad x producto” o “Costo de Ventas” es necesario ejecutar obligatoriamente el proceso de “Recálculo de Costos”.  

 

Si bien el sistema lleva un registro cronológico del costo de cada producto, es común que en la práctica suceda alguno de estos eventos que hacen que el costo que muestra el sistema no sea el real:

1.        se ingresan inventarios o compras sin valorizar por la urgencia de vender y posteriormente a la venta se completa la información de los costos faltantes.

2.        Se modifica la fecha de un movimiento de Ingreso (como una compra o un inventario) haciendo que la nueva fecha sea anterior al movimiento de salida de almacén.  Sucede lo mismo si la fecha de la salida se cambia por una fecha posterior a un ingreso.

3.        Se elimina un movimiento de inventario (que puede haber tenido valores aroximados) y/o se remplazan estos por su verdadero saldo inicial.

 

En cada uno de los casos anteriores, es obligatorio ejecutar el proceso de recalculo para que los movimientos de salida tengan asignado el costo correcto que les corresponde.

 

Cuando algunos de los puntos 2 o 3 no se registran adecuadamente, es probable que al hacer el recalculo, el sistema detecte que el saldo de un producto a una determinada fecha resulte siendo negativo.

 

 

Casos típicos que generan saldos negativos:

- Cuando se elimina un movimiento de ingreso luego de que un producto ha tenido movimientos.

- Cuando se modifica las cantidades de un movimiento de ingreso luego de que un producto ha tenido movimientos.

- Cuando se registra una salida, con fecha anterior a la fecha de compra

- Cuando se modifica la fecha de un ingreso, con fecha posterior a la fecha de salida

 

Durante el proceso de recalculo de saldos, si el sistema encuentra algún producto cuyo saldo se hace negativo se emite un log de errores indicando que acciones debe tomar el usuario:

 

 

El usuario DEBE CORREGIR TODOS estos errores antes de sacar cualquier reporte oficial.  El sistema no admite saldos negativos. Si el sistema detecta que el saldo de un producto se hace negativo, aborta el costeo y continúa con el siguiente producto, emitiendo el log de errores correspondiente.

 

Si no se registra ningún error, debería también cerrarse el mes, para evitar modificaciones en los saldos y/o costos.  (Vea el capítulo "Cierre mensual").

 

Explicamos brevemente cada una de las opciones de este módulo:

 

 

 

•        Recalcula saldos por Almacén: Solo calcula las cantidades (ingresos menos salidas) en orden cronológico por producto.  En forma simultánea se va obteniendo el saldo a una fecha, y si este saldo se hace negativo, se genera un log de errores para que el usuario lo corrija.

Se puede optar por No verificar estos saldos negativos, si es que se requiere un resultado inmediato de los saldos actuales.

Esta opcion se puede realizar sin restricciones

 

 

                ** Considerandos del Sistema para el Costeo de Productos. ** 

 

1.       El sistema MyGestwin lleva el costo de cada movimiento de almacen en 2 monedas:  Soles o Dolares.  

 

2.       El usuario define al Crear una Empresa cual es su moneda Base de Costeo, en la mayoría de los casos es Soles, pues esta es la moneda que exige la Sunat para los kardex valorizados.  No puede cambiar luego de moneda. 

 

3.       El costo de las compras (y otros movimientos de costeo manual) lo ingresa el usuario y es su responsabilidad indicar el tipo de cambio para que el sistema registre los valores en la moneda opuesta 

 

4.       La forma correcta de costear cada movimiento es en paralelo:  Se va acumulando soles y dólares independientemente y asignando el costo promedio. NO se debe dolarizar el costo promedio de soles a dólares (o viceversa).  Por lo tanto no se puede argumentar que: Costo Dolares =  CostoSoles / Tipo de Cambio 

 

5.       Si el usuario saca algún reporte de costo de ventas, la moneda por defecto será la definida en el punto 2.

 

•        Recalcula costos por producto: El sistema utiliza el metodo de COSTEO PROMEDIO MOVIL.

Esta opción obtiene el costo promedio y actualiza cada movimiento de almacén (siempre que el mes respectivo no haya sido cerrado).  Este proceso toma mayor tiempo y SIEMPRE verifica si el saldo de un producto se hace negativo, generando el log de errores respectivo.

Cuando está analizando periodos anteriores, y a fin de aminorar el tiempo de proceso puede modificar la fecha tope de recalculo.  El sistema solamente calculará los costos de los movimientos hasta dicha fecha.  Una vez que esta seguro que los costos son correctos, debe “cerrar” el periodo revisado y sacar sus reportes de “Kardex Valorizado”.

 

¿Cómo se puede mejorar el tiempo de proceso de costeo?

 

Conforme sus movimientos se incrementan el proceso de recalculo puede ir aumentando de algunos minutos a algunas horas!

 

Por ello, es muy importante que un periodo ya revisado se “cierre” y eventualmente se guarde sus saldos ya costeados a esa fecha.

 

Si se sigue estas indicaciones, cuando se ejecute nuevamente el proceso de recalculo de costos, se tomará como saldo inicial los saldos guardados previamente y solo se consideran en el cálculo los movimientos posteriores a dicho periodo cerrado. 

 

En el siguiente ejemplo podemos ver que se ha cerrado el mes de Febrero:

 

 

Podemos ver el botón inferior “Generar saldos al ultimo mes cerrado”. Al presionar el botón se guardan los saldos por cada producto con su respectivo costo al mes cerrado.  

 

Una vez guardado dichos saldos, los puede visualizar con el botón “Ver saldos cerrados al dd/mm/aaaa”.  Desde esta opción también se pueden exportar los saldos a Excel.

 

 

Nota: Puede guardar saldos de más de un periodo, ejm: al 31 de Enero, al 29 de Febrero, al 31 de Marzo, etc.  Los periodos que tienen saldos históricos guardados  muestran un check en la columna “Sald” como puede ver en la imagen siguiente.

 

 

Si por alguna razón “Abre” nuevamente un periodo, los saldos guardados de dicho mes se eliminan (y también los posteriores a dicho periodo).  Ejm:  Si en el archivo histórico de saldos tuviera:  Enero, Febrero, Marzo y Abril, al “abrir” el mes de Marzo se eliminan los saldos de Marzo y Abril.  Usted tendría acceso a visualizar los saldos históricos de Enero y Febrero.

 

Cuando se ejecute el proceso de recalculo, se toma como saldo inicial los valores guardados a Febrero y se acumula los movimientos a partir del 1 de marzo en adelante (hasta la fecha de tope).